Un outil indispensable : l'agenda

"Le temps est le capital le plus rare, et si on ne sait pas le gérer, alors on ne sait gérer rien d'autre" (Peter Drucker)

Bien gérer son temps implique de bien savoir, en permanence, où on en est, ce qui est à faire dans un futur proche et moyen etc... Pour nous aider à gérer ce temps, nous disposons d'un outil très pratique : l'agenda. Encore faut-il savoir bien le choisir et bien l'utiliser.

Quel agenda choisir ?

Du modèle le plus basique à celui recouvert du plus beau cuir, le choix est large et les prix également. Si l'agenda peut être un outil esthétique, il se doit avant tout d'être pratique et facilement consultable. "La forme la plus efficace est en général celle qui permet de voir toute la semaine d'un seul coup d'œil, explique Bruno Savoyat, consultant. Son grand avantage est de se faire une représentation de son emploi du temps sur une période maîtrisable. Ceux qui adoptent l'agenda offrant une page par jour passent en général beaucoup trop de temps à en tourner les pages".
Papier ou électronique ? Vous avez décidé d'abandonner le traditionnel agenda papier pour vous convertir à l'agenda électronique ou PDA (personal digital assistant) ? Mieux vaut en maîtriser tous les arcanes - et aussi l'utilisation du stylet - au risque de perdre vos données. Rien ne vous empêche dans les premiers temps, de conserver votre agenda papier en secours.

Plusieurs vies, un seul agenda.

Chaque jour, vous devez mener de front vie professionnelle et vie personnelle. Quelle que soit la nature de vos activités, reportez-les sur le même agenda. En utiliser plusieurs est un facteur de désorganisation et peut s'avérer contre-productif.

Toujours à portée de main.

Votre agenda doit devenir votre compagnon quotidien. Ne faites pas confiance à votre mémoire. Notez immédiatement tout changement dans votre emploi du temps, les noms, fonctions et les coordonnées précises des interlocuteurs rencontrés.

Evitez l'overbooking.

Rendez-vous, réunions, voyages, préparation de projets... Veillez à ne pas surcharger votre emploi du temps. Pour pouvoir respecter chacun de vos engagements professionnels, mieux vaut conserver dans votre agenda des plages horaires libres. Elles vous permettront de faire preuve de réactivité en cas de contretemps : une réunion plus longue que prévue, un problème technique de dernière minute, un fournisseur en retard... "Attention : lorsque votre agenda est plein à 75 %, il affiche complet", prévient Bruno Savoyat.

Intervalles.

N'oubliez pas aussi qu'entre deux rendez-vous ou réunions, il y a souvent un délai de route. Si vos rendez-vous sont trop rapprochés les uns des autres, outre le fait que vous ne pourrez faire face à un impondérable (réunion plus longue, etc...), vous n'aurez pas le temps non plus de vous rendre au rendez-vous suivant. Vous y serez donc en retard (ce qui est toujours du plus mauvais effet), et ce retard risque de se répercuter, voire de s'accumuler sur tout le reste de votre journée.