Les Formalités d'embauche

Droits et devoirs des deux parties.

Toute entreprise qui décide d'embaucher du personnel doit souscrire une déclaration préalable à l'inspection du travail  ce qui est fait, généralement auprès d'un centre de formalités des entreprises. L'employeur doit demander son immatriculation auprès des organismes de sécurité sociale dont il relève et immatriculer le salarié qui ne l'a jamais été (ou informer la caisse de sécurité sociale de l'embauche si la personne embauchée est déjà immatriculée; v. protection sociale). Le salarié doit, en outre, être affilié à l'institution de retraite complémentaire dont relève l'entreprise. Cette dernière doit également demander son affiliation auprès de l'ASSEDIC, par l'intermédiaire du centre de formalités des entreprises.

Dès l'embauche effective du salarié, plusieurs obligations s'imposent à l'entreprise. L'employeur doit, sous peine de sanctions pénales, tenir un registre unique du personnel sur lequel doivent figurer, dans l'ordre d'embauchage, les mentions d'identification des salariés et de leurs contrats. Les mentions relatives à un salarié doivent y être conservées cinq ans à compter de son départ de l'entreprise. Le registre unique du personnel peut, sur autorisation de l'administration, être informatisé. Lorsque le salarié est embauché par une entreprise ou un établissement qui compte au moins 50 salariés, il doit figurer sur le relevé que l'employeur doit adresser dans les huit premiers jours de chaque mois, au Directeur départemental du travail, et qui recense les contrats de travail conclus ou résiliés (y compris les CDD) au cours du mois précédant. Dans les 48 heures suivant l'embauche d'un demandeur d'emploi, l'entreprise doit avertir l'ANPE. Tout salarié recruté doit, par ailleurs, subir une visite médicale d'embauche (voir médecine, hygiène et sécurité). Enfin, l'employeur peut remettre au salarié, immédiatement lors de l'embauche (ou dans les 48 heures) une attestation d'embauche qui normalement est issue d'un carnet à souches numérotées mais peut aussi prendre la forme d'un extrait individuel du registre du personnel ou de la remise d'un exemplaire du contrat de travail. Le double de ce document doit être produit sans délai en cas de contrôle du travail clandestin.